Особенности изготовления и правила использования факсимиле подписи

Факсимиле представляет собой печать с оттиском подписи руководящего лица. Современным организациям требуется изготовление факсимиле подписи, в СПб этим занимается https://el-p.su/pechati-i-shtampy/pechati-dlya-organizaciy/, в различных ситуациях. Например, чтобы быстро зарезервировать сотни почетных грамот для сотрудников, сделать рассылку благодарственных писем партнерам.

Какую юридическую силу имеет факсимиле

Законодательство не дает четкого ответа, где можно использовать оттиск подписи. В одних ситуациях применение факсимильной печати запрещается, в других разрешается, но при определенных оговорках.

Факсимильное клише разрешено применять:

• на приглашениях, почетных грамотах, благодарственных письмах, поздравлениях и на иных документах, не являющихся финансовыми;
• на договорах, корректировках и дополнениях к ним при наличии официального согласия на использование оттиска подписи другой стороны.

Оттиск запрещается использовать:

• на доверенностях;
• на кадровой документации (приказы о назначении, трудовые книжки и пр.);
• на счетах-фактурах и налоговых декларациях;
• на расходных ордерах, книгах кассовой отчетности;
• на платежках и прочей финансовой документации.

Не рекомендуется применять оттиск подписи при подписании документов первичной бухгалтерии. Это накладные, акты выполнения работ, товарные чеки.

Как изготавливается

Чтобы выполнить срочное оформление факсимиле, необходимо отсканировать нужную подпись и заказать клише в мастерской. Будет лучше, если оттиск подписи изготавливается из специализированной экологичной резины способом лазерной гравировки. Это обеспечивает печати надежность, хорошее качество и долгий срок службы.

Особенности использования

Если организация планирует пользоваться факсимиле, требуется сформировать специальный акт. В бумаге прописывается порядок использования факсимильной подписи и составляется перечень документации, на которых разрешается ее ставить.

Дополнительно назначается ответственное лицо за хранение и применение оттиска. Это назначение закрепляется на официальном уровне и прописывается в должностной инструкции или дополнении к трудовому договору. Ответственный за факсимиле получает право использовать его в случае болезни, отпуска или отсутствия руководителя по другим причинам.

Само факсимиле должно храниться в отдельной коробке, созданной специально для хранения печатей. Она должна быть изготовлена из дерева, металла или пластика и плотно закрываться. Держать ее необходимо в сейфе компании.