Секреты бухгалтерских расчетов

Управленческая отчетность

Вопросы о дебиторской задолженности перед кредиторами и ее структуре всегда были актуальны. Для чего необходимы отчеты по дебиторским задолженностям?

Каждая компания либо фирма просто обязана вести учет о том, кто из покупателей или заказчиков не оплатил продукцию, в чем причины таких задержек и когда ждать расчета.

Ответ на данные вопросы можно получить благодаря программе 1С:Предприятие 8. Итак, разберитесь кто же является дебиторами и сколько они задолжали. На схеме вы можете увидеть представленный отчет. Он дает полную информацию о сумме дебиторской задолженности контрагентов перед фирмой на определенную дату. На примере, что приведен ниже, можете увидеть дату – на конец дня 31 июля, а выбранная валюта в этом случае – USD. В отчете детально расписаны все контрагенты-покупатели, а также заказчики компании.

Как вы можете увидеть из отчета о дебиторской и кредиторской задолженности на 31.07.2005 составит 93310.83 USD. В списке находится 13 контрагентов, при этом особенно выделяются две организации – “Искра”и “Заря”. Их задолженность перед фирмой намного больше, чем у других. Значит это то, что на эти две компании необходимо обратить свое внимание в первую очередь. Если список дебиторов слишком большой и не помещается на одной странице, то можно визуально выбрать контрагентов с наибольшей кредиторской задолженностью. В этом поможет отчет-диаграмма.

Подробнее о круговой диаграмме

Как видно в отчете, выбран круговой и объемный тип, а все подписи данных представлены в виде процентов. Перед собой можете четко увидеть, что две организации “Заря” и “Искра” вместе дают результат более чем 80% от всей суммы дебиторской задолженности. Такие результаты рассчитаны с помощью простой формулы: 40,81 % + 40, 93%. Понятно, что на остальных должников приходится около 20%.

Но главная особенность заключается в том, что многие фирмы в своем арсенале имеют несколько юридических лиц, а представленные должники перед кредиторами – не исключение из правил. Например, некий холдинг, к примеру, “Главмаш”. Он состоит из таких частей, как ООО “Торговый дом”, сеть магазинов по розничной торговле ООО “Сети магазинов” и главной компании ОАО “Главмаш”.

К примеру, каждая из этих юридических лиц является покупателем продукции и имеет некую дебиторскую задолженность. Размер долга у каждого из них не настолько велик, чтобы обратить сразу свое внимание. Но если подвести итоги в целом по холдингу, то получится достаточная сумма, над которой просто необходимо поработать.

С помощью программы для вашего отчета 1С:Предприятии 8 можно указать главную организацию для каждого из контрагентов. Тем самым вы сможете обозначить его принадлежность к холдингу. Ну а далее можно формировать в разрезе холдингов нужную аналитическую отчетность.

Итак, вы получили отчеты по кредиторской задолженности, которые сгруппировали по основным контрагентам. Действительно, “Искра” и “Заря” составляют 80% суммы, а другая часть приходится на “Торговый центр Зима”. Здесь наблюдается 13,45% дебиторки.

Делайте выводы относительно полученных результатов

В отчете о дебиторской и кредиторской задолженности перед кредиторами вы получили определенные суммы по каждому из должников. Делайте свои выводы относительно этих цифр. Для начала, сравните с предыдущими периодами. Необходимо подробно проанализировать динамику всех изменений по задолженности. Лучшим вариантом будет рассмотрение на протяжении длительного периода времени, с помощью чего можно понять насколько все хорошо или плохо на сегодняшний день. На новой схеме, которую вы можете создать, будет показан отчет, в котором сравниваются суммы и вся дебиторская задолженность по трем разным датам. За эталонный период времени, с которым и должны провести сравнение двух других, должна быть выбрана самая ранняя из трех дат.

Ваш отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях сформирован в валюте управленческого учета, более того, разбит по контрагентам. С помощью такой детализации у вас будет возможность проследить за динамикой изменения объема задолженности дебиторами в течение определенного периода по каждому интересующему лицу отдельно. Если говорить в общем, то лучше всего объем оценивать в соотношении с выручкой компании. Рассчитать такой показатель очень просто. Поделите сумму задолженности дебиторами в конце периода на сумму выручки за период. Выразите все в процентах.

Система бюджетирования

Данная подсистема является частью состава основного решения программы 1С:Предприятие 8 – управление производственным предприятием. С ее помощью можно не только создавать бюджет компании, но и сформировать полностью управленческий отчет. Есть возможность выполнять следующие действия:

1. Формировать ряд прогнозных форм, учитывая разнообразные варианты финансового состояния фирмы в будущем, проводить полный анализ необходимых данных;
2. Получать финансовые отчеты и управленческий баланс по фактическим данным за определенный период. вы сможете проанализировать данные и сравнить прибыль с другими ранними периодами;
3. Сопоставить между собой более двух бюджетов за различные периоды времени. Сравнить разные варианты бюджетов на один период;
4. Провести анализ с помощью плана, где можно выявить все отклонения;
5. Сравнение фактических данных за несколько периодов;
6. Рассчитать показатели произвольного вида по определенным формулам, которые должен задать пользователь данной системы, полагаясь на плановые или фактические данные.

Более того, вы можете получить данные о задолженности дебиторами и кредиторами по трем различным датам и сравнить между собой конечную сумму. Зайдите в настройки параметров формирования необходимого отчета, где укажете вид данных и нужные даты на вкладке общие. Выполняйте следующие действия: на вкладке отбора укажите счет, затем равно и выберите из предложенных вариантов с наименованием задолженность покупателей, текущая. Если необходим отчет в деталях контрагенты-дебиторы, то нужно на вкладке группировки добавить контрагента. Теперь можно все и сформировать.

Подробнее о финансовых расчетах. Это один из самых гибких инструментов подсистемы 1С:Предприятие 8. С его помощью пользователь может построить финансовый отчет произвольного вида. Есть возможность задать структуру, где будут указаны сроки и разнообразные показатели. Более того, формулы расчета значения данных показателей так же здесь присутствуют.

Погрузитесь в аналитику

Несомненно, для успешной работы необходимо ознакомиться с причинами и что собой представляет дебиторская задолженность. Для этого попробуйте просмотреть эти цифры в разных аналитических разрезах. Только таким способом будет возможность рассмотреть проблему со всех сторон:

1. Контрагенты-дебиторы, о которых упоминалось в самом начале.
2. С помощью интервалов возникновения задолженности.
3. По договорам, которые были заключены с дебиторами.
4. Благодаря видам договоров.
5. По заявкам либо заказам.
6. По всем видам заявок или заказов.
7. Рассматривая типы контрагентов, например, по регионам их местонахождения.
8. По тем менеджерам, которые предоставляли продукцию, товары, услуги.
9. По отделам компании.
10. По главным менеджерам.

На схеме отчета, который представлен ниже, вы получите информацию о задолженности дебиторами по интервалам их возникновения. Обратите свое внимание на то, что количество дней, по которым заносились суммы в отчете, не заданы системой жестко, они вводятся пользователем данной системы. Более того, вы можете вводить и хранить в системе одновременно несколько вариантов, а когда будете формировать нужный отчет, то выбрать сразу же правильный и подходящий для вас.

Чаще всего, вероятность возврата задолженности дебиторами тем будет больше, чем меньше срок ее возникновения. Всегда могут присутствовать исключения, но при усилиях, которые приложит затрачиваемая компания на возвращение долга, новые возвращаются намного быстрее. Описанные расчеты – лишь один из множества вариантов, как можно использовать отчетность для правильного анализа и принятия решений с помощью 1С:Предприятии 8.

Анализ заказов и договоров покупателей

Данную информацию о задолженности дебиторами можно получить из нескольких видов отчетов. Вам помогут следующие программы: задолженность по контрагентам, дебиторская задолженность-диаграмма, взаиморасчеты с контрагентами и некоторые универсальные формы. Далее будет приведен пример отчета задолженности по контрагентам, благодаря чему изучите все возможности системы.

Начинайте анализ с того, что не всю информацию можно включать в отчет, а только по нескольким критериям. Ниже приведена схема, где отобраны только те договоры, которые были заключены кредиторами с четырьмя компаниями-дебиторами. Для осуществления такой операции в верхней части укажите тип условия – в списке, добавьте тех, которые вас больше всего интересуют. Группировку можете выполнять как по строкам, так и горизонтально.

Рассмотрите способы группировки данных. В ситуации не по схеме, представленной выше, где получился отчет в разрезе договоров, которые были заключены с заказчиками. Например, в компании есть не один вид договоров, которые отличаются между собой условиями оплаты.

В системе существует возможность сделать анализ того, по каким из видов договора чаще всего возникает задолженность перед кредиторами. В программе 1С:Предприятии 8 можно разделить по видам. Все возможно, воспользовавшись аналитическим признаком – вид взаиморасчетов. Теперь можно приступать к группировке данных в отчете задолженности по контрагентам перед кредиторами. вы тут же получите ответы на волнующие вопросы.

Также есть возможность сгруппировать по сделкам и контрагентам. Можете провести более глубокий анализ всех заказов по разнообразным критериям. Например, заказы по отделам компании, ответственным лицам и прочей информации, присутствующей в заявках. На основе опроса покупателей узнайте как именно он оценивает поставляемую продукцию. В программе 1С:Предприятии 8 без труда можно добавить новые реквизиты, более того, задать всевозможные варианты значений.

Вы должны знать о том, что вариантов и форм управленческой аналитической отчетности существует очень много в программе 1С:Предприятии 8. Более того, есть несколько универсальных форм и специальных средств (диаграмма универсальная, список\кросс-таблица, остатки и обороты), которые помогут сделать произвольную выборку данных.

Данные о планируемых поступлениях

Управление денежными средствами в подсистеме позволяет планировать поступления денег от покупателей. Тем самым, есть возможность просчитывать фактические оплаты перед кредиторами и соотносить информацию с планами. На представленном примере вы можете просмотреть анализ поступления средств (рис. 7). Такой отчет реально детализировать по заказам, договорам, подразделениям, типам платежей перед кредиторами и многое другое.
Таким образом, есть возможность детально рассмотреть за что и от кого ожидаются денежные поступления на определенный период времени. Конечно же, планируемые платежи и события о возвращении задолженности должны быть зарегистрированы в системе.

Ни для кого не станет секретом тот факт, что данная система 1С:Предприятии 8 станет незаменимым помощником в работе. В ее основе заложено более ста типов шаблонов разнообразных отчетов, таких как оборудование, закупки, управление персоналом, логистика, кредиторская, а также дебиторская задолженность, бюджетирование и многое другое. Хорошо изучив представленную информацию, можно обойтись и без помощи консультантов.